🔄 METTRE À JOUR LE PLAYBOOK : PROCESSUS DE VALIDATION ET DE PUBLICATION
Informations générales
Responsable de l’article : COO
Date de dernière mise à jour : 21 juillet 2026
Objectif de l’article
DĂ©finir le processus Ă suivre pour modifier, valider et publier un article existant du Playbook Done.
Ce processus garantit que les contenus restent exacts, cohérents avec les pratiques de Done et accessibles aux collaborateurs concernés.
Quand utiliser cet article ?
Utiliser ce processus pour :
- corriger une information erronée ou obsolète ;
- modifier une règle, une étape ou une responsabilité ;
- actualiser un outil, un lien, un document ou une capture d’écran ;
- ajouter une précision liée à une équipe, un pays ou un cas particulier ;
- archiver ou supprimer un article devenu obsolète.
La création d’un nouvel article est traitée dans « Créer un article du Playbook : structure et règles de rédaction ».
Périmètre
Ce processus s’applique uniquement aux articles déjà publiés dans le Playbook.
Quand mettre Ă jour un article ?
Une mise à jour est nécessaire lorsqu’un changement concerne :
- un processus, une règle ou un délai ;
- un rôle ou une responsabilité ;
- un outil, un document ou un canal ;
- une interaction entre Ă©quipes ;
- une obligation légale, fiscale ou contractuelle ;
- une pratique propre Ă un pays.
Elle peut également être déclenchée par :
- une information incorrecte ou difficile Ă comprendre ;
- un lien inaccessible ;
- une contradiction entre plusieurs articles ;
- un écart entre le Playbook et la pratique réelle ;
- une question fréquente non couverte ;
- un retour d’onboarding.
Une pratique validée ne doit pas circuler durablement uniquement par e-mail, message interne ou transmission orale : l’article concerné doit être actualisé.
Les niveaux de modification
Modification mineure
Elle ne change pas la règle ou le processus.
Exemples :
- correction d’une faute ou d’une formulation ;
- remplacement d’un lien ;
- actualisation d’une capture d’écran.
Validation : responsable de l’article.
Publication : responsable de l’article ou contributeur désigné.
Communication à l’équipe Done : généralement inutile.
Modification significative
Elle change la manière d’appliquer le processus.
Exemples :
- ajout, suppression ou modification d’une étape ;
- changement d’outil, de responsabilité ou de délai ;
- ajout d’un contrôle, d’une validation ou d’un cas fréquent ;
- modification d’une règle opérationnelle.
Validation : responsable de l’article et équipes concernées.
Publication : responsable de l’article ou contributeur désigné.
Communication à l’équipe Done : nécessaire auprès des personnes concernées.
Modification transverse ou sensible
Elle concerne plusieurs équipes ou catégories, plusieurs pays, l’ensemble de l’entreprise ou un sujet juridique, fiscal, RH, financier, contractuel, informatique ou lié aux données.
Validation :
- responsable de l’article ;
- équipes et experts concernés ;
- COO lorsqu’un arbitrage global est nécessaire.
Processus de mise Ă jour
Étape 1 — Signaler le besoin
Responsable : tout collaborateur.
Le signalement est adressé au responsable indiqué en haut de l’article. Il précise autant que possible :
- le titre et le lien de l’article ;
- le passage concerné ;
- l’information à modifier ;
- la raison de la demande ;
- la pratique actuellement observée ;
- les équipes ou pays concernés ;
- le niveau d’urgence ;
- les Ă©ventuelles sources utiles.
Exemple
Article : DĂ©clarer une note de frais
Modification : le délai de transmission est passé de 30 à 15 jours.
Personnes concernées : collaborateurs en France.
Étape 2 — Vérifier et qualifier la demande
Responsable : responsable de l’article.
Il vérifie :
- que l’article est bien la source de référence ;
- que l’écart signalé est réel ;
- que la nouvelle pratique a été décidée ;
- si d’autres contenus sont concernés ;
- le niveau de modification ;
- les personnes Ă consulter.
Il peut ensuite :
- accepter la mise Ă jour ;
- demander des précisions ;
- consulter d’autres équipes ;
- conserver le contenu actuel si la pratique observée n’est pas conforme ;
- attendre qu’une règle encore en discussion soit arbitrée.
Le Playbook ne doit jamais être modifié pour refléter une préférence individuelle ou une pratique non validée.
Étape 3 — Modifier l’article
La personne chargée de la mise à jour doit :
- remplacer l’information obsolète ;
- actualiser les étapes, responsabilités, outils et documents ;
- préciser les équipes et pays concernés ;
- mettre à jour les liens et captures d’écran ;
- vérifier les renvois vers les autres articles ;
- respecter la structure existante.
L’ancienne consigne doit être supprimée ou archivée, et non conservée à côté de la nouvelle.
Étape 4 — Vérifier les impacts et organiser la relecture
Responsable : responsable de l’article.
Avant validation, vérifier si la modification affecte :
- d’autres articles ;
- une checklist ou un modèle ;
- une responsabilité ;
- une autre Ă©quipe ou un autre pays.
Lorsqu’une même information apparaît dans plusieurs articles, conserver une seule source de vérité et remplacer les duplications par un lien.
La modification doit être relue par les équipes concernées. Un expert compétent doit intervenir pour les sujets juridiques, fiscaux, RH, financiers, contractuels, informatiques ou liés aux données.
Le responsable de catégorie est consulté si plusieurs articles de son périmètre sont affectés. Le COO intervient seulement lorsqu’un sujet touche plusieurs catégories ou nécessite un arbitrage global.
Étape 5 — Valider et publier
Validation : responsable de l’article.
Publication : responsable de l’article ou contributeur désigné.
Avant publication, vérifier que :
- la nouvelle pratique a été validée ;
- les personnes concernées ont été consultées ;
- les responsabilités, outils et documents sont à jour ;
- les pays et exceptions sont précisés ;
- les autres articles impactés ont été traités ;
- les liens fonctionnent ;
- la date de dernière mise à jour est renseignée ;
- l’ancienne information a été supprimée ou archivée.
La modification devient officielle au moment de sa publication sur le wiki.
Quand consulter le COO ?
Le COO doit être sollicité lorsque la modification :
- touche plusieurs catégories ;
- modifie la structure du Playbook ;
- concerne une règle applicable à toute l’entreprise ;
- nécessite un arbitrage entre plusieurs responsables.
Étape 6 — Communiquer la mise à jour
Une communication est nécessaire lorsque la modification concerne notamment :
- une règle ou une étape opérationnelle ;
- un outil, un délai ou une responsabilité ;
- plusieurs Ă©quipes ou un pays ;
- une obligation sensible.
Le message indique :
- l’article modifié ;
- ce qui change ;
- les personnes concernées ;
- la date d’application ;
- le lien vers l’article.
Modèle de message
Mise à jour du Playbook : [titre de l’article]
L’article a été mis à jour concernant [résumer le changement].
Cette évolution concerne [équipes ou collaborateurs] et s’applique à compter du [date], le cas échéant.
Consulter la nouvelle version : [lien].
Une correction de forme, de lien ou de capture d’écran ne nécessite généralement pas de communication générale.
Cas particuliers
La pratique ne correspond plus à l’article
Le responsable de l’article détermine si :
- l’article reste la règle officielle et la pratique doit être corrigée ;
- ou la nouvelle pratique a été validée et l’article doit être actualisé.
Un écart ne signifie pas automatiquement que le Playbook est obsolète.
Plusieurs articles ou catégories sont concernés
Les responsables identifient :
- l’article de référence ;
- les contenus Ă modifier ;
- le responsable principal ;
- l’ordre de publication.
Le responsable de catégorie coordonne les articles de son périmètre. Le COO arbitre en cas de désaccord entre plusieurs catégories.
Le processus diffère selon le pays
L’article doit distinguer clairement :
- le principe commun ;
- la procédure France ;
- la procédure Espagne ;
- les outils et ressources propres Ă chaque pays.
Lorsque les procédures deviennent trop différentes, leur séparation en deux articles peut être envisagée.
La mise Ă jour est urgente
Pour une évolution juridique, fiscale, RH, contractuelle, financière ou liée à la sécurité :
- faire valider la règle par l’expert compétent ;
- informer immédiatement les personnes concernées ;
- mettre à jour l’article dans les meilleurs délais ;
- préciser la date d’entrée en vigueur.
L’article est devenu obsolète
Le responsable peut décider de l’archiver, le supprimer, le fusionner ou le remplacer.
Il doit vérifier que les liens sont actualisés et qu’aucune ancienne version ne reste présentée comme référence.
Bonnes pratiques et erreurs Ă Ă©viter
âś… Bonnes pratiques
- Signaler rapidement une information obsolète.
- Vérifier que la nouvelle pratique a été validée.
- Consulter les équipes qui exécutent le processus.
- Analyser les impacts sur les autres articles.
- Remplacer l’ancienne règle au lieu de conserver deux versions.
- Mettre Ă jour la date de modification.
- Consulter le COO uniquement en cas d’arbitrage global.
❌ Erreurs fréquentes
- Oublier une équipe impactée.
- Modifier un article sans vérifier les contenus liés.
- Laisser coexister deux consignes contradictoires.
- Solliciter systématiquement le COO.
- Communiquer sans partager le lien vers l’article.
Checklist avant publication
- La nouvelle pratique a été validée.
- Les équipes et experts concernés ont été consultés.
- Les rĂ´les, outils, liens et documents sont Ă jour.
- Les pays et exceptions sont précisés.
- Les impacts sur les autres articles ont été vérifiés.
- L’ancienne information a été remplacée ou archivée.
- Le responsable de l’article a validé la modification.
- La date de la dernière mise à jour est renseignée.
- La communication nécessaire est prête.
- Le COO a été consulté uniquement si un arbitrage global est requis.
Articles liés
- Utiliser le Playbook Done : objectifs, règles et responsabilités
- Créer un article du Playbook : structure et règles de rédaction
En une phrase
Toute modification doit refléter une pratique validée, être approuvée par le responsable de l’article, puis publiée par celui-ci ou par un contributeur désigné.